1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Oy Herrfors Ab (”Rekisterinpitäjä) Kauppiaankatu 10 68600 Pietarsaari Suomi Puh. nro: 06-7815 300 info@herrfors.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Robert Ståhl, CIO Oy Herrfors Ab Kauppiaankatu 10 68600 Pietarsaari Suomi Puh. nro: 06-7815 326 robert.stahl@herrfors.fi

3. Rekisterin nimi
Oy Herrfors Ab:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterinpitäjä tai tämän valtuuttama yhteistyökumppani käyttää asiakkaiden tai potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
• asiakassuhteen hoito ja kehittäminen
• tuotteiden ja palveluiden tarjoaminen ja toimitus
• maksut, maksujen seuranta ja perintä
• rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden markkinointi ja etämyynti
• rekisterinpitäjän liiketoiminnan sekä asiakaspalvelun kehittäminen.

Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti rekisteröidyn antamaan suostumukseen tai Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

5. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Tiedot Rekisterinpitäjän asiakasrekisteristä: asiakkaiden, yritysten ja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöt sekä potentiaalisten asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöt sekä tiedot Herrforsin verkkosivujen käyttäjistä voidaan tallentaa rekisteriin.

Asiakastiedot
• nimi
• henkilötunnus
• asiakasnumero
• juridinen vai fyysinen henkilö
• kielikoodi
• yhteystiedot yhteydenottoa varten (mm. puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
• yritysten välisen sähköisen tiedonvälityksen lokitiedot (muuttopäivä, loppulukema, sähköntoimittaja, mittarin vaihto)

Käyttöpaikan tiedot
• katuosoite
• postinumero
• postitoimipaikka
• sähköliittymän omistaja
• käyttöajat
• lämmitysjärjestelmä (kaukolämpö)
• arvio tai tiedot sähkönkulutuksesta (tilastotieto)
• pääsulakkeen koko
• mikrotuotannon tiedot

Laskutus- ja maksuliikennetiedot
• laskutusosoite ja maksajan nimi
• eräpäivä
• laskutusväli
• laskutustapa
• tilinumero
• maksutiedot
• sähkösopimuksen ja siirtosopimuksen tiedot
• asiakaslehden tiedot

Muut tiedot
• asiakaspalautteet
• asiakastyytyväisyys
• tiedot palveluiden käytöstä sekä ostokäyttäytyminen
• lakisääteiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin lupa- ja kieltotiedot
• tiedot, onko edellä mainittu asiakas tai potentiaalinen asiakas rekisterinpitäjän tai tämän yhteistyökumppaneiden kanta-asiakasjärjestelmässä tai vastaavassa sekä näiden järjestelmien etujen hyödyntämiseen tarvittavat tiedot
• muut asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan suostumuksella tai valtuutuksella saadut tiedot, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toimittamiseksi.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaita koskevat tiedot saadaan mm. tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten ja muiden yhteydenottojen kautta sekä tiedoista, jotka tallentuvat tai tallennetaan asiakkaan käyttäessä palveluita tai tuotteita. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan muun muassa kilpailujen, arvontojen ja puhelinmyynnin sekä verkkopalvelujen käytön (mm. Rekisterinpitäjän verkkosivut ja sosiaalisen median kanavat) ja evästeiden tai muun asioiden hoitamisen kautta tai tiedoista, jotka on saatu tapahtumiin osallistumisen yhteydessä. Niistä tiedoista tallennetaan ainoastaan niiden potentiaalisten asiakkaiden tiedot, jotka ovat antaneet markkinointi- tai yhteydenottoluvan. Kaikki Rekisterinpitäjän asiakkaiden yhteydenotot voidaan tallentaa. Niitä käytetään liiketapahtumien todentamisessa, reklamaatioiden käsittelyssä sekä asiakaspalvelun kehittämisessä. Tietoja päivitetään myös Energiateollisuuden julkaisemien sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen perusteella.

7. Henkilötietojen säilyttäminen
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on välttämätöntä tässä rekisteriselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, huomioiden lakisääteiset rajoitukset. Sovellettavan lain velvoitteiden perusteella Rekisterinpitäjä voi joutua säilyttämään tietoja yllämainittua ajanjaksoa kauemmin. Ääninauhoitteita säilytetään kolme vuotta. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot tuhotaan asianmukaisella tavalla. Henkilötiedot siirretään rekisteriin rekisteröidyn antamassa muodossa ja ne päivitetään rekisteröidyn Rekisterinpitäjälle tekemän ilmoituksen mukaisesti.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterinpitäjän asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta konsernin ulkopuolisille osapuolille. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille laissa määritellyllä tavalla.

9. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirto
Rekisterinpitäjä voi käyttää asiakasrekisterin alihankkijoita ja palveluntarjoajia: palveluiden ylläpito, asiakaspalvelu, käyttäjätietojen hallinto ja analysointi, tutkimukset, asiakastiedotteet ja erilaisten kampanjoiden toteuttaminen. Henkilötietoja voidaan luovuttaa Rekisterinpitäjän alihankkijoille ja palveluntarjoajille vain siinä laajuudessa kuin he osallistuvat tässä rekisteriselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseen. Kyseiset yllämainitut kolmannet osapuolet eivät saa käyttää henkilötietoja muuhun kuin tässä rekisteriselosteessa mainittuihin tarkoituksiin ja Rekisterinpitäjän määrittelemiin tarkoituksiin.

Rekisterinpitäjä velvoittaa heidät henkilötietojen salassapitoon ja varmistamaan, että tietosuojan taso henkilötietojen suojauksessa on riittävä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten esittämien vaatimusten mukaisesti sekä lainsäädäntöön perustuvien edellytysten mukaisesti. Rekisterinpitäjän asiakasrekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Evästeet
Rekisterinpitäjän verkkosivut käyttävät evästeitä. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan käyttäjän tietokoneelle tai muulle päätelaitteelle. Evästeet eivät aiheuta vahinkoa käyttäjän päätelaitteelle. Asiakasrekisteri: Kehittääkseen sivustoa Rekisterinpitäjä kerää Google Analytics -palveluun perustuvaa tilastotietoa. Google Analytics keksit (cookies) tallentavat mm. tietoa siitä, miten kävijät ovat tulleet sivustolle (hakukoneen, suoran linkin jne. kautta), millä sivuilla on vierailtu ja kuinka kauan vierailu kullakin sivulla kesti. Näiden tietojen avulla voimme kehittää edelleen sivustoamme ja seurata uusien kehityshankkeidemme onnistumista. Tilastoa pidetään käyttäjämäärästä, käyttäjämaasta, käyttöajasta, mitä selainta on käytetty sekä sisällöstä jossa käyttäjä on vieraillut. Käyttäjä voi tarvittaessa poistaa evästeet käytöstä verkkoselaimen asetuksissa. Jos toiminto poistetaan käytöstä se voi johtaa määrättyjen sivustojen toiminnan hidastumiseen tai estää kokonaan pääsyn määrätyille sivustoille.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakasrekisterin tiedot tallennetaan palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä menetelmillä suojattuihin tietokantoihin. Tiedot ovat ainoastaan Rekisterinpitäjän palveluksessa olevien tai Rekisterinpitäjän valtuuttamien, työtehtävissään tietoja tarvitsevien toimijoiden käytettävissä. Rekisterinpitäjä edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneiltaan tietojen salassapitoa. Tiedon käyttöön tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana. Manuaalisessa muodossa oleva materiaali säilytetään Rekisterinpitäjän käytössä olevissa lukituissa ja valvotuissa toimitiloissa.

12. Oikeus tarkastukseen, tietojen käsittelyn kieltoon ja oikaisemiseen

Oikeus tietojen tarkastamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa mitä häntä itseään koskevia tietoja Rekisterinpitäjän asiakasrekisteriin on tallennettu. Oikeus tarkastamiseen voidaan kieltää vain laissa mainituilla perusteilla. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti veloitukseton yhden kerran kalenterivuoden aikana.

Oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen ja kieltoon
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely, mikäli rekisteröity kokee, että Rekisterinpitäjä on käsitellyt hänen tietojaan lainvastaisesti tai että Rekisterinpitäjällä ei ole oikeutta käsitellä rekisteröityä koskevia tietoja. Kielto-oikeus ei koske kuitenkaan niitä tietoja joiden käsitteleminen on välttämätöntä Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai muun lain määrittelemän syyn perusteella.

Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista tai puutteellisten tietojen täydentämistä sekä oikeus vaatia, että rekisteröityä koskevat tiedot poistetaan Rekisterinpitäjän asiakasrekisteristä. Oikeus tietojen poistamiseen ei koske kuitenkaan koske niitä tietoja joiden käsitteleminen on välttämätöntä Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai muun lain määrittelemän syyn perusteella.

Oikeus tietojen luovuttamiseen
Siinä laajuudessa kuin rekisteröity itse on luovuttanut tietoja Rekisterinpitäjän markkinointirekisteriin ja näitä tietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksella tai tehtävän perusteena, rekisteröidyllä on oikeus saada kyseiset tiedot ensisijaisesti sähköisessä muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa kieltää häntä itseään koskevien tietojen käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli Rekisterinpitäjä ei ole noudattanut voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Muut oikeudet
Jos tietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus ilmoittamalla siitä Rekisterinpitäjällä tämän rekisteriselosteen kahdennentoista kohdan mukaisesti.

Tarkastus- ja korjauspyyntö lähetetään kirjallisena ja allekirjoitettuna Rekisterinpitäjän asiakaspalvelupisteeseen osoitteeseen Kauppiaankatu 10, 68600 Pietarsaari tai Torikuja 3, 84100 Ylivieska. Asiakkaan on kyettävä todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä toimittaa asiakkaalle kirjallisen vastauksen 30 päivän kuluessa siitä, kun Rekisterinpitäjä on vastaanottanut asiakkaan kirjallisen pyynnön tai kun asiakas on henkilökohtaisesti käynyt Rekisterinpitäjän asiakaspalvelupisteissä.

13. Tietosuojaselosteen muutokset
Rekisterinpitäjä kehittää jatkuvasti liiketoimintaansa ja pidättää siksi itsellään oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivuillaan. Muutokset voivat myös perustua lainsäädännöllisiin muutoksiin. Rekisterinpitäjä suosittelee rekisteröityjä tutustumaan säännöllisesti tietosuojaselosteen sisältöön.

Seloste päivitetty 10.6.2024.